TSKB Hediye ve Ağırlama Politikası
1. AMAÇ VE KAPSAM
Banka çalışanlarının, müşteriler, iş ortakları ve tedarikçiler ile sosyal ilişki içinde olmaları hayatın olağan akışının bir parçasıdır. Ancak, bu ilişkilerin çıkar çatışmasına yol açmamasının sağlanması esastır. Bu Politikada; iş ilişkilerini güçlendirmek amacıyla kabul edilen veya verilen hediyelerin, başka kuruluşlarca düzenlenen temsil/ağırlama faaliyetlerine katılımın ve Bankamızca düzenlenecek temsil/ağırlama faaliyetlerinin meşru çerçevesi ile Bankamızca karşılanacak temsil harcamaları ve kurumsal harcamalara ilişkin usul ve esaslar tarif edilmektedir. Politika; Yönetim Kurulu da dahil olmak üzere tüm Banka ve iştirak çalışanlarını kapsar.
2. TANIMLAR
Hediye: Genellikle iş ilişkisi içerisindeki kişiler arasında, maddi veya manevi bir karşılık gerektirmeyen, ticari nezaket veya teşekkür amacıyla verilen ya da kabul edilen ürünlerdir.
Temsil Harcaması: Bankanın ticari faaliyetinin sürdürülmesi kapsamında, müşterileri, faaliyetlerini gerçekleştirirken ilişki halinde olduğu önemli iş ortakları ve diğer dış paydaşları ile ilişkilerin kurulması ve geliştirilmesi, satış ve karlılığın desteklenmesi, Bankanın üçüncü kişiler nezdinde saygınlığının sağlanması ve korunması gibi amaçlara yönelik olarak bu Politikanın 4. maddesinde belirlenen çerçevede yapılacak harcamaları ifade eder.
Kurumsal Harcama: Bu Politikanın 4.12 maddesinde belirlenen çerçevede yapılabilecek harcamaları ifade eder.
Çıkar Çatışması: Çalışanın karar alması veya görevini yerine getirmesi sırasında, kendisine, yakınlarına, arkadaşlarına ya da ilişkide bulunduğu kişi ya da kuruluşlara sağlanan, parayla ölçülebilir olan veya olmayan her türlü menfaati veya kişisel çıkara sahip olmaları halini ifade eder. Bu durumun derhal üst yöneticiye bildirilmesi ve üst yöneticinin durumu ortadan kaldıracak tedbirleri derhal alması gerekir.
İş Bankası Grubu: T. İş Bankası A.Ş. ile doğrudan ve dolaylı iştiraklerini kapsar.
3. HEDİYE KABULÜNE İLİŞKİN UYGULAMA ESASLARI
3.1. Yasalara uygun olan hallerde bile, çalışanlar, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasını ihlal edecek şekilde hediye alamazlar.
3.2. Banka çalışanları, müşterilerden veya Bankanın mal veya hizmet satın aldığı iş ortaklarından veya tedarikçilerden hediye kabul edemez ve hiçbir şekilde hediye istemek için teklifte bulunamaz.
3.3. Çalışanların kabul etmeme iradesinin karşı tarafça kesinlikle kabul görmediği, bu nedenle iş ilişkisinin zedelenme riskinin oluştuğu istisnai hallerde, ticari teamüllere uygun ve maddi değeri yüksek olmayan (500 TL’ye kadar) hediye kabul edilebilir.
3.4. İş Bankası Grubu şirketlerinden hiçbir suretle hediye kabul edilemez veya hediye istemek için teklifte bulunulamaz.
3.5. Nakit hediyeler, altın, pırlanta gibi değerli madenler veya nakde tahvili kolay olan hediyeler hiçbir suretle kabul edilemez.
3.6. Bedava tatil, indirim çeki, hediye çeki, olağandışı yüksek oranlı indirim gibi nakit olmayan teklifler de hediye ve menfaat kapsamında değerlendirilir ve kabul edilmez.
3.7. Bizzat çalışan tarafından talep edilmemesi şartıyla, ajanda, kalem, takvim gibi dönemsel olarak verilebilen ve parasal değerinden çok itibari değeri olan promosyonlar kabul edilebilir.
3.8. Maddi değeri yüksek olmayan hediyeler (Madde 3.3) çalışan adı, kabul edilen tarih, nevi, tutarı, takdim eden taraf gibi bilgiler belirtilmek suretiyle ilgili Birimde/Bölümde kayıt altına alınır. Bununla birlikte bu Politikanın 3.7 maddesi kapsamındaki ürünler için kayıt tutulmasına gerek bulunmamaktadır.
3.9. Kabul edilen hediyelerin, hediye verenin öncelikli bir muameleye, herhangi bir ayrıcalığa kavuştuğu yönünde intiba yaratmaması yahut bu durumun Bankanın imajını zedelememesi gözetilir.
3.10. Çalışanların görevleri nedeniyle oluşan ilişkiler çerçevesinde aile üyelerine verilen hediyeler için de yukarıda belirtilen düzenlemeler geçerlidir.
3.11. Banka çalışanları iş dünyasında kabul edilebilir, makul ve mütevazı olması kaydıyla temsil ve ağırlama amacıyla eğlence ve yemek organizasyonlarına katılabilirler.
3.12. Kendileri teklif etmemek ve sadece özel günlerde kutlama amaçlı olmak kaydıyla, yöneticiler doğrudan veya dolaylı olarak kendilerine bağlı çalışanlardan veya çalışanlar bağlı oldukları yöneticilerden, olağan ölçüler içinde maddi değeri yüksek olmayan hediye kabul edebilir.
3.13. Bu Politikanın kurallarına aykırılığı tespit edilen davranışlara ilişkin olarak, İnsan Kaynakları Yönetmeliği ile (varsa Toplu İş Sözleşmesinin) ilgili hükümleri ve prosedürleri çerçevesinde, iş sözleşmesinin feshine kadar varabilecek, gerekli disiplin cezası uygulanır. Yasal koşulların oluşması halinde adli makamlara bildirilir.
4. TEMSİL HARCAMALARI VE KURUMSAL HARCAMALARA İLİŞKİN UYGULAMA ESASLARI
4.1. Bankanın Temsil Harcaması Bütçesi her yıl Yönetim Kurulunca belirlenir. Temsil Harcaması Bütçesinin aşılması ihtiyacı doğması halinde, ilave bütçe tesisi Yönetim Kurulunun yetkisindedir.
4.2. Genel Müdür, unvan/pozisyon bazında Temsil Harcaması Yetki Limitlerini belirler. Yıl içinde kullanılmayan limitlerin ertesi yıla devri mümkün değildir.
4.3. Temsil Harcaması yapmaya yetkili kişiler; müdürler ve benzeri dengi unvanlar ile daha üst unvanda yer alan yöneticilerdir. Bununla birlikte Temsil Harcaması yetkisi, sorumluluk yetki devri yapan yöneticiye ait olmak üzere, ihtiyaç nedeniyle zorunlu durumlarda ve istisnai olmak kaydıyla, işlem bazında devredilebilir. Temsil Harcaması yetkisi olan birden fazla kişinin dahil olduğu işlemlerde, konudan sorumlu olan en üst unvanın Temsil Harcaması Yetki Limiti dikkate alınır.
4.4. Unvan bazında Temsil Harcaması Yetki Limiti aşımı ihtiyacı doğması halinde bir üst unvanın onayı gereklidir.
4.5. Temsil Harcamalarının vergi matrahından indirilebilir bir gider olması için, ticari kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi amacıyla yapılmış olması, ayrıca mevzuatta belirtilen istisnalar hariç olmak üzere belgelendirilmesi gerekmektedir.
4.6. Temsil Harcaması Yetki Limitlerinin, verimliliği yüksek olan mevcut/potansiyel müşterilerle olan ilişkilerin geliştirilmesine öncelik verilerek kullanılması esastır. Yapılacak temsil harcamaları gerçekleşen ya da beklenen randımanla orantılı olarak yöneticilerimizce takdir edilecektir.
4.7. Banka çalışanlarınca; iş dünyasında kabul edilebilir, makul ve mütevazı olması kaydıyla temsil ve ağırlama amacıyla eğlence ve yemek organize edilmesi durumunda Temsil Harcaması Yetki Limitleri kullanılır.
4.8. Temsil ve ağırlamalarda, Banka merkezinin bulunduğu il tercih edilir.
4.9. İş Bankası Grubuna eğitim amaçlı ve/veya işin gereği yapılacak toplantılar/organizasyonlar dışında temsil veya ağırlama yapılmaz.
4.10. İş Bankası Grubu dışında kalan temsil ve ağırlamalarda, eğer ticari bir gerekçe varsa, merkezin bulunduğu il dışında ve ülke içinde uygun bir yer tercih edilebilir. Davetler aileleri kapsamaz, ilgili kişilere yönelik yapılır. Ancak, Yönetim Kuruluna önceden sunmak kaydıyla, ilgili sektördeki genel teamül dikkate alınarak istisnai uygulamalara gidilebilir.
4.11. Banka veya Banka namına hareket eden herhangi bir taraf, bir davete ev sahipliği yapıyorsa, konuklara ait yol ve konaklama masrafları konuklarca karşılanır. Banka çalışanlarının davet ve iş gereği gerçekleştireceği yol ve konaklama masrafları ise Banka tarafından ödenir. Belirtilen her iki durumda da davet sahibinin, makul gerekçe olması halinde, yol ve konaklama masraflarının tamamını üstlenmesi mümkündür.
4.12. Banka çalışanının evlenmesi, kendisinin ya da eşinin doğum yapması, kendisinin, eşinin ya da çocuklarının önemli hastalık geçirmesi, ameliyat olması ve kendisinin, eşinin, çocuklarının, annesinin ya da babasının vefat etmesi gibi hallerde ve gerekli görüldüğü takdirde, Banka adına Kurumsal Harcama kapsamında çiçek gönderilmesi veya Çocuk Esirgeme Kurumu, TEMA Vakfı, vb. muteber kurumlara bağışta bulunulması mümkündür.
Banka içi yükselme, atama, yer değiştirme ve benzeri durumlarda Kurumsal Harcama yapılamaz. Söz konusu çiçek/bağış bedelleri için üst limit ve harcama yapabilecek yetkililer Genel Müdürlük tarafından belirlenir.
Çalışanlar için düzenlenmesi planlanan toplu kutlama/etkinlik vb. organizasyon olması halinde, söz konusu Kurumsal Harcama kalemine bütçede ayrı bir kalem olarak yer verilir ya da bütçede yer verilmediği durumda Yönetim Kurulundan ön onay alınır.
Aynı konuda birden fazla Kurumsal Harcama yapılamaz.
Kurumsal Harcamalardan kanunen kabul edilmeyen gider olarak muhasebeleştirilmesi gerekenler vergi matrahı hesabında gider olarak dikkate alınmaz. 4.13. Bayram, yılbaşı gibi özel günlerde Banka ve İş Bankası Grubuna dahil şirketlerin çalışanlarına ve/veya çalışanların aile üyelerine hediye gönderilmez. Söz konusu kişilere, ajanda, kalem, takvim gibi parasal değerinden çok itibari değeri olan hediye ve promosyonlar verilebilir. Söz konusu uygulamalar, bu Politikanın 3. maddesi (Hediye Kabulüne İlişkin Esaslar) hükümleri çerçevesinde yürütülür.
4.14. Temsil Harcamaları ve Kurumsal Harcamalara ilişkin ödeme belgesinin arka yüzüne, harcamanın gerekçesinin, işleme konu müşteri veya çalışan adı da belirtilmek suretiyle açıkça yazılmış olması ve harcamayı yapmaya yetkili kişi tarafından imzalanması gerekmektedir. Ödeme işlemlerini gerçekleştiren çalışanlar, ilgili Temsil Harcaması ve Kurumsal Harcama belgesinde yukarıda belirtilen unvanlara sahip kişilerin ya da vekalet durumunda vekillerinin imzalarının mevcudiyetini araştırmakla yükümlüdür.
4.15. Temsil Harcamaları ve Kurumsal Harcamalar, bütçe gerçekleşmeleri çerçevesinde dönemsel olarak Yönetim Kuruluna raporlanır.
5. DENETİM Bu Politikanın hükümlerine uyumun denetimi, iç denetim kapsamında her yıl gerçekleştirilir.
6. YÜRÜRLÜK Bu Politika ve Politikada yapılan değişiklikler, Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
